もう迷わない！ケータリングのご利用ガイド
ケータリングを利用しようと思った時にケータリング会社や料理のプランをどのように選んでいったら良いのかお困りの方が多いのではないでしょうか。初めての利用ならなおさらだと思います。そもそもケータリングってなに？という人でも、これだけ知っていれば最適なプランを選ぶことができるよう、具体的な例を挙げながらご紹介していきます。
ひとくちにパーティーや懇親会といっても、どんなシチュエーションで開催するのか実に様々なバリエーションがあります。スタイルひとつとってもカジュアルな雰囲気で楽しむ『立食形式』なのか、ゆったりとくつろぎながらお食事をする『着席形式』なのかで、提供する料理の並べ方も変わってきます。ホテルビュッフェのようなスタイルは立食向きであり、何度も料理を取りに立たなくてはならなくなる着席式には向きません。
どんな料理にしたらよいのか分からないといった場合でも、どんなスタイルのパーティーにしたいかはある程度決まっているのではないかと思います。『会社の懇親会や歓送迎会』、『ゲストを招いての重要なレセプション』、『久しぶりに集まる同窓会』、『ウエディングパーティー』、『気の合う仲間でホームパーティー』…などご利用シーンをお問い合わせ時にあらかじめ伝えておくと、双方のイメージが共有されてより最適なプランを提案してもらえるでしょう。自分でプランを選ぶ場合でもシーン別に用意されているそれぞれのケータリングプランをチェックして、その中から選んでいくのがおすすめになります。
お問い合わせ前に伝えておくと良い情報について
出来るだけスムーズにプランを決めるために、お問い合わせ時に伝えておくとよい情報をまとめています。もちろんこれらがすべて決まっていないといけないといった訳ではないので、決まるまで注文するのを待つ必要はありません。分かっている範囲でケータリング会社に伝えてください。
開催日時と場所
日時は最優先で伝える情報。そもそもケータリング会社のスケジュールが埋まっていると注文自体できませんので。出来るだけ早めにお問い合わせする方がベター。直前のお申込みは断られるケースも。時間は決まっていなければザックリでも大丈夫かと思います。大体何時ごろといった伝え方でも問題ありません。
予算
1人当たりの予算もしくは参加人数とトータルの予算を伝えましょう。こちらもプランを決める上では必要な情報になります。なんとなくのイメージだけ伝えたら、とんでもない値段の見積もりが来た！なんてことがなくなります。ケータリング会社にもよりますが料理の価格帯は結構幅広いです。リーズナブルなプランなら近くの居酒屋に行くよりもお安く済むでしょう。
パーティーの趣旨
先程も書きましたがパーティーシーンによって最適なスタイルも変わってきます。どんな目的でパーティーを開催するのかを伝えてあげるとやりとりもスムーズになります。
年齢層、男女比
意外と重要な情報がこちら。幅広い年代の方が参加される場合には料理もバラエティに富んだものを選んだ方が良いかと思います。また女性中心の会に揚げ物やお肉がドッサリ…となるとあまり喜んでもらえないかも。お洒落さを優先した食べやすい料理が中心のプランの方が良さそうですね。
会場の広さ、テーブルの台数とサイズ
これらの情報があると会場のレイアウトを具体的に提案してもらうことができイメージも湧きやすくなるかと思います。テーブルサイズについては用意されるテーブルクロスを適したものにするために伝えておきましょう。
料理への要望
プランが決まっていない時には希望する料理内容について伝えることで双方のイメージについてすり合わせをしておくと良いでしょう。『ボリューム重視』なのか『見た目重視』なのかだけでも決めることである程度プランが絞ることができます。外せないメニュー（ローストビーフは必須で！やお寿司は絶対入れてほしい！など）もある場合は最初に言っておきましょう。
お問い合わせ時にすべての情報が定まっている必要はありません。進展があれば後日連絡する形でも大丈夫ですので、まずは気軽に相談してみましょう。やりとりの中でさらに良い案が生まれることも少なくありません。
お問い合わせから当日までの流れについて
注文してから当日を迎えるまでどんな流れで進んでいくのか分からないと、ちょっと相談するのもためらいがちになるものです。面倒に思われがちな打ち合わせですが、実は詳細が一度決まってしまえばこまめなやりとりは不要。あとは当日セッティングに来てもらうまでゆっくりと待っていたら大丈夫。 ここでは具体的な流れを順を追って説明していきます。
STEP1．電話またはメールで問い合わせ
まずは気になった店舗へ連絡するところからスタート。ケータリングプランナーより先程書いた情報について質問されると思いますので、分かっている範囲で答えてください。その後ケータリング会社より提案される見積りとメニューを見て要望があれば修正を。納得いくものであれば次のステップに進みます。
STEP2．打ち合わせ
依頼するケータリング会社が決まったら詳細について話を進めていきましょう。電話またはメールでやりとりを進めることもできますし、必要であれば現地にプランナーを呼んで実際の会場を見ながら打ち合わせをしてもよいでしょう。具体的なイメージがつきやすいので、大規模なパーティーの場合は特に一度現地打ち合わせの時間を取る方がよいかもしれません。
STEP3．発注
プラン内容や詳細について確定したら最終の見積りを発行してもらい正式に発注となります。支払い方法などもこの段階で決定します。ただ参加人数が開催日近くにならないと決まらないといったケースもあるかと思います。正式発注後も人数変更など修正は可能ですのでご安心を。
STEP4．搬入からセッティング
通常パーティー開始の1～2時間前より搬入を行い会場のセッティングを進めていきます。会場場所まで案内すればあとはケータリングスタッフにお任せしてしまいましょう。
STEP5．パーティー開始！
ドリンクセットの場合はサーブもスタッフがしてくれるところがほとんどです。幹事様もパーティーの間は美味しい料理をおもいっきり楽しんじゃいましょう！
STEP6．後片付けから搬出
面倒な後片付けもスタッフがすべて行います。お支払いだけ済ませたらあとはお任せで大丈夫です。搬入の時より短い時間で片付けが済むかとは思いますが、会場の使用時間はある程度パーティー終了時から余裕を持っておいた方がよいです。
パーティーの規模や会場によって多少の違いはあるかとは思いますが、おおよその流れはこんな感じです。そんなに複雑ではないですよね？流れにある通り打ち合わせさえ完了してしまえばあとはスタッフにほぼお任せできてしまうので、この点も幹事様に喜ばれるところではないでしょうか。
以上、ケータリングを利用する上で知っておくと良いことについてまとめてみました。ケータリング認知度の上昇に伴い、大小様々なケータリング会社が増えましたが基本となる部分についてはどこも似たようなものですので、こちらのコラムを参考に注文をしてもらえればよいかと思います。
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